河北机电职业技术学院

档案管理规定（暂行）

第一章　总　则

第一条 为规范学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和充分利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》，制定本规定。

　　第二条 本规定所称的档案，是指学院从事基础教育、教学、管理等活动直接形成的对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 院属各单位和全体教职员工应当遵守本规定，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第四条 档案是学院的宝贵财富，档案工作是学院建设与发展的重要基础工作之一，是评估学院教育教学质量，评价科研成果，考核教职工，衡量学院管理水平的重要依据。档案工作应纳入学院总体发展规划和年度计划，纳入学院各项管理制度和各级各类人员的职责范围，并作为考核内容之一。

第二章　机构设置与人员配备

第五条 学院的档案工作由院长主管。档案室既是学院档案工作的管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的机构，其行政隶属学院办公室，业务上接受上级档案部门的指导、监督和检查。学院各单位档案工作接受档案室的监督和指导。

第六条 按照集中统一管理的原则，学院档案室统一管理文书、教学、科研、基建、设备、会计、声像、实物等档案。

　　第七条 档案室的管理职责：

　　(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；

　　(二)拟订学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

　　(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；

　　(四)负责编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

　　(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

　  (六)开展档案的开放和利用工作；

　　(七)开展学院档案工作人员的业务培训；

　　(八)参加高校档案学术研究和交流活动。

　　第八条 档案室配备专职档案人员，各单位根据实际情况配备兼职档案人员一名。做好本单位档案的收集、整理、移交工作。兼职档案员的档案工作作为年终考核的内容之一，各单位的档案工作列入本单位领导年终考核的内容。

　　第九条 专兼职档案员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

　　第十条 档案员及兼职档案员的岗位职责：

   （一）认真学习宣传和贯彻《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《学院档案业务建设规范》，钻研档案业务知识，提高业务水平。

   （二）负责文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。

   （三）负责做好档案的保管、利用、统计和汇编工作，熟悉保管档案的内容，积极提供档案利用，并做好档案利用登记等各种记录。

   （四）严格执行档案管理各项制度和保密守则，维护档案的完整和安全。

   （五）配合有关部门进行档案的鉴定工作，对超过保管期限的档案提出销毁意见，做好销毁工作。

   （六）做好档案“九防”工作，每季度至少要对档案进行一次全面检查，发现问题及时处理并做好记录。

（七）兼职档案员负责收集、整理本部门业务工作中形成的各类文件材料，按要求及时向档案室移交，并办好交接手续。协助专职档案员做好利用工作，充分发挥档案的作用。

第三章  经费、库房、设备

第十一条 学院档案室建设，列入学院基本建设规划，并充分考虑学院的发展规模、档案的增加数量及现代化管理的需要，合理安排符合档案管理要求的专用库房，配备必要的档案管理装具、设备和现代化管理设施。档案工作所需经费，单独立项，列入学院预算，统筹解决。

第四章 文件材料的形成与归档

第十二条 各单位及工作人员在日常工作中形成的材料，都要完整、准确、系统的归档。各单位领导、专兼职档案工作人员要履行岗位职责。

第十三条 档案室应对各单位归档的文件材料加以审查，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收。

第十四条 学院实行部门立卷制度。各单位均系立卷单位。各单位统一立卷，每个立卷人员的材料积累、立卷，均按立卷单位统一归档。档案室按立卷单位接收档案。

第十五条 归档范围

学院对纸质档案材料和电子档案材料进行同步归档。各单位档案归档范围参照《河北机电职业技术学院档案业务建设工作规范》执行。

    第十六条 归档要求与归档时间

学院档案归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，具体参照《河北机电职业技术学院档案业务建设工作规范》执行。

各部门档案材料归档时间为：次年4月底前。

    第十七条  学院各单位在实际工作中接收到的上级主管部门下发给学院的文件必须将原件交付学院办公室进行登记、传阅和保管，不得因文件对本部门重要为由据为部门所有。

学院个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按规定向档案室移交，集中管理，任何人不得因使用方便为由据为己有。

学院与其他单位分工协作完成的项目，档案室至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交学院档案室保存。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学院档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理，对个人向学院档案室捐赠档案的，学院以适当方式予以奖励。

第五章　档案管理

第十八条 档案室对进室的档案，要按照规定的分类标号方法进行统一分类、编目、排架等。并编制必要的检索工具，以供查阅。做好档案管理的基础工作，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。

第十九条 档案室按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。

第二十条 档案室采用档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十一条 档案室应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第二十二 条 档案鉴定工作由相关档案工作人员负责，其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见。对待销毁的档案要写出鉴定报告，经院长签字后销毁。

第二十三 条 销毁档案应登记造册，履行批准手续，销毁现场要有两名监销人员。监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经批准，任何人不得销毁档案。

第六章　档案的利用与公布

第二十四条 档案室应按照规定向全院和社会开放档案。档案室开放档案，应遵循下列规定：

 （一）凡学院教职员工均可凭工作证在档案室查阅开放性档案。确因工作需要借出时，须经学院办公室主管负责人签字后，方可办理借阅手续。借阅时间不得超过一周。

（二）外单位人员或我院历届毕业生查阅学院档案，必须持有单位介绍信或本人毕业证等有效证件，方可查阅，但不得将档案带出档案室。

（三）凡利用室藏档案，均应按规定办理利用手续，填写《阅档登记簿》。

第二十五条 查阅、摘录、复制尚未开放的档案，应当经档案形成单位或者本人同意，涉及重大问题或党和国家机密的，应报请院长审查批准。

第二十六条 对于违反国家档案法律法规行为的，要按照有关规定追究相应责任。

　　第二十七条 档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经主管档案室的负责人批准。

第二十八条 档案室定期开展编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请院长批准。

第七章　奖励与惩罚

第二十九条 学院每两年评选一次“档案工作先进人员”，对在档案工作中做出下列贡献个人，给予表彰与奖励：

　　（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）积极参加学院组织和召开的档案工作会议及业务培训学习。

（三）收集、保存应归档的文件材料，做到完整、齐全。（归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像带、录音带等各种载体形式。）

    （四）按时完成归档材料的整理、移交工作。

（五）按时将纸质、电子双套档案移交档案室；归档质量符合档案验收要求；能够熟练使用档案网络管理软件录入、上传及检索档案信息。

（六）重视档案工作的总结、检查、评比工作。

第三十条 有下列行为之一的，学院应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员追究相应责任。

　　（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

　　 (二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

　　 (三)涂改、伪造档案的；

　　 (四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

　　 (五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

　　 (六)其他违反档案法律法规的行为。

第八章　附 则

第三十一条 本规定学院档案室负责解释。

第三十二条 本规定自公布之日起施行。